> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://geopoliticas-institucionais.gitbook.io/doc/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://geopoliticas-institucionais.gitbook.io/doc/fluxos-de-trabalho/manual.md).

# Manual

## GEOPOLÍTICAS INSTITUCIONAIS

### arte em disputa a partir do pós-guerra

#### tutorial da base de dados

versão 0.3 - atualizado em 14.01.2025

produzido por Daniela Moura e Douglas Romão, bolsistas de treinamento técnico IV - FAPESP

***

### Sumário

* apresentação (3)
* acesso ao pesquisador (3)
* fluxo de trabalho (4)
* digitalização dos documentos (5)
* organização e backup (6)
* planilha de controle (8)
* tratamento dos arquivos (11)
* tratamento dos arquivos (12)
* catalogação e produção de metadados (21)

***

#### apresentação

Este tutorial visa explicar o fluxo de trabalho sugerido para organização e inserção dos documentos na base de dados do projeto de pesquisa **Geopolíticas Institucionais: arte em disputa nas mostras internacionais circulantes no Brasil** e, portanto, tem como público principal os bolsistas que trabalharão no projeto no âmbito técnico. Lembramos que os pesquisadores associados ao projeto não precisam dominar os procedimentos a seguir. Para estes, o guia serve apenas como uma demonstração da estrutura da base de dados em desenvolvimento.

A padronização dos procedimentos em uma metodologia compartilhada por todos envolvidos na construção da base de dados visa garantir eficiência e precisão para a organização da plataforma e para as pesquisas a serem realizadas por meio desta. A sistematização também contribui para a sobrevida do arquivo no futuro, facilitando sua migração para outros sistemas e adaptação a futuras tecnologias.

#### acesso ao pesquisador

O acesso de pesquisadores técnicos ou associados à base de dados de documentos digitalizados será realizado de maneira controlada por meio de um usuário de login individual, visando preservar os direitos e condições de acesso das entidades custodiadoras aos documentos originais.

Cada pesquisador poderá solicitar seu usuário na base de dados para realizar inserções ou busca por documentos. No momento, o acesso à base de dados e a solicitação de usuário está disponível no domínio : <https://geopoliticasinstitucionais.com.br/>.

***

#### fluxo de trabalho

**digitalização dos documentos**

* Matriz, ex:IMG000.JPG
* Matriz, ex:IMG001.JPG
  * Digitalização
  * Organização do nome de arquivo. Matriz derivada: 1963.02.15-DDC-540.3.22.35.p1.JPG
  * Ajustes de imagem: 1963.02.15-DDC-540.3.22.35.p2.JPG

**organização e backup**

**planilha de controle**

**tratamento dos arquivos**

* Representante digital finalizado em PDF: 1963.02.15-DDC-540.3.22.35.PDF
  * OCR
  * Metadados

**catalogação e produção de metadados**

* Banco de Dados

***

#### digitalização dos documentos

**Orientações básicas para fotografar documentos com o celular:**

1. **Escolha do ambiente e posicionamento do documento:** O local deve ser uma superfície plana, iluminado de maneira homogênea, de modo a não projetar sombras sobre o documento. Privilegie um fundo neutro, de preferência branco.
2. **Configuração do celular:** Habilite a grade na visualização da câmera e escolha o formato de maior qualidade e compatibilidade (ex.jpg).
   * no iPhone: Ajustes>Câmera>Formatos> optar por "Mais compatível” e em Ajustes>Câmera>Composição> habilitar a "Grade”
3. **Posicionamento do celular:** Se possível, utilize um tripé como o da imagem que permite que o celular fique paralelo ao documento, **garantindo o mínimo de distorções**. Centralize o documento na grade de visualização, numa distância que enquadre uma pequena borda do fundo ao redor do documento. Confira o nível do celular e faça ajustes, se necessário.
   * no iPhone: Utilitários>Aplicativo Medida>Nível
4. **Fotografando:** Utilize o aplicativo original da câmera do celular (aplicativos de scanner resultam em perda de resolução), não utilize zoom digital ou óptico, e evite fazer movimentos bruscos ao clicar. Caso fotografe detalhes, sempre fotografe também o documento na íntegra e a pasta ou dossiê de origem.

***

#### organização e backup

**Orientações para organização e backup dos arquivos:**

1. **Sugerimos organizar as pastas da seguinte maneira:**
   * **Nome da coleção**
     1. Documentos originais JPG
     2. Documentos organizados
     3. Documentos PDF - final
     4. Documentos complementares de pesquisa
2. **Transfira uma cópia de todos os arquivos para a pasta 1, sem efetuar alterações no arquivo original.**
3. **Insira os nomes dos arquivos originais na planilha de controle.**
   * **sistema operacional macOS:**
     * Abra um terminal na pasta 1
     * Crie uma lista com os nomes do arquivos contidos na pasta, digitando “ls” no terminal.
     * Em seguida, digite "ls > lista.txt”, comando que criará um arquivo de texto na pasta com a lista.
   * **sistema operacional Windows:**
     * Abra um prompt de comando na pasta 1 (Menu Iniciar, pesquisar “Prompt")
     * Crie uma lista com os nomes do arquivos contidos na pasta, digitando “dir” no prompt.
     * Em seguida, digite "dir /w > lista.txt", comando que criará um arquivo de texto na pasta com a lista.

***

4. **Crie uma cópia da planilha de controle referente à coleção.**
   * Acesse o modelo da planilha [aqui](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_example_sheet).
   * Abra o arquivo de texto “lista.txt” e copie a lista de nomes dos arquivos originais para a coluna “Conteúdo original” da planilha de controle.
5. **Transfira uma cópia das pastas para a nuvem.** O acesso ao Google Drive do projeto pode ser solicitado à Douglas Romão (bolsista TT-5).

| Data do início | Conteúdo original (nome do arquivo) | Conteúdo Geopolíticas Institucionais (nome do arquivo) |
| -------------- | ----------------------------------- | ------------------------------------------------------ |
| dd/mm/yyyy     | Conteúdo original (nome do arquivo, |                                                        |
| dd/mm/yyyy     | Conteúdo original (nome do arquivo, |                                                        |
| dd/mm/yyyy     | Conteúdo original (nome do arquivo  |                                                        |
| dd/mm/yyyy     | Conteúdo original (nome do arquivo, |                                                        |
| dd/mm/yyyy     | Conteúdo original (nome do arquivo, |                                                        |

***

#### planilha de controle

**COLUNA**

**Data da início**

* **Descrição:** Inserir a data do início da atividade, ou seja, quando colocou o nome do arquivo na planilha.
* **Motivo:** Manter uma linha do tempo e possibilitar geração de relatórios.

**Conteúdo original (nome do arquivo)**

* **Descrição:** Inserir na planilha o nome original gravado pelo equipamento utilizado.
* **Motivo:** Traçar a equivalência com a coluna “Conteúdo Geopolíticas Institucionais (nome do arquivo)” e backup de originais.
* **Ex:** IMG\_4355.JPG

**Conteúdo Geopolíticas Institucionais (nome do arquivo)**

* **Descrição:** Escolher o nome que será utilizado pelo arquivo na base de dados.
* **Motivo:** Gerar um novo arquivo de trabalho com nome a ser registrado no banco de dados; facilitar o controle de arquivos; e possibilitar a pesquisa enquanto o material não estiver integralmente registrado no banco de dados.
* **Observação:**
  1. Quando houver, utilizar localizador do documento no arquivo de procedência, invertendo a ordem, caso necessário, para que a data fique no início, no formato: **aaaa.mm.dd**.
     * **Ex:** 1976.03.18-AC-ACE-91455-76
  2. Caso não haja informação sobre o localizador, adotar o modelo abaixo, com as informações disponíveis.

| Data       | Local no arquivo      | Remetente/Instituição de origem | Destinatário | Tipologia                       | Nº do documento                        | Página                     | Detalhe                           | Versão                                     |
| ---------- | --------------------- | ------------------------------- | ------------ | ------------------------------- | -------------------------------------- | -------------------------- | --------------------------------- | ------------------------------------------ |
| aaaa.mm.dd | caixa, pasta, dossiê. | embaixada, museu, etc.          | idem         | revista, catálogo, ofício, etc. | Nº do telegrama, ofício, boletim, etc. | páginas do doc. original\* | caso o doc. não esteja na íntegra | caso haja mais de uma versão do mesmo doc. |
| 1975.04.18 | Cx1.P2                | MASP                            | MoMA         | tel                             | 1054                                   | p                          | det                               | V                                          |

* inserir "-" entre os diferentes campos de informação
* inserir "." entre elementos diferentes no mesmo campo de informação
* \*Apenas inserir página quando for um excerto paginado de um documento maior.

***

**Exemplos:**

* o catálogo de uma exposição do MASP: **1975.04.18-Cx6.P38-MASP-Cat**
  * **data estimada**
  * **local no arquivo:** caixa 6 / pasta 38
  * **instituição produtora:** MASP
  * **tipologia:** catálogo
* carta do MASP para o MAMRio: **1975.29.01-Cx6.P38-MASP-MAMRio-Carta**
  * **data**
  * **local no arquivo:** caixa 6 / pasta 38
  * **remetente:** MASP
  * **destinatário:** MAMRio
  * **tipologia:** carta
* recorte do Jornal da Tarde: **1975.05.06-Cx6.P38-JDATARDE-Recorte-p19**
  * **data**
  * **local no arquivo:** caixa 6 / pasta 38
  * **produtor:** Jornal da Tarde
  * **tipologia:** recorte de jornal
  * **página do recorte no jornal:** p. 19

Link para lista de siglas das instituições e tipologia

***

| COLUNA                      | DESCRIÇÃO E MOTIVO                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   | OPÇÕES / EXEMPLO                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |
| --------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Data do documento**       | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar a data de produção do documento no formato dd/mm/aaaa<br><strong>Motivo:</strong> Recuperar dados em busca e informação de metadados.</p>                                                                                                                                                                                   | **Ex:** 1975/06/20; 0000/12/01; 2001/11/00                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        |
| **Tipo**                    | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar a tipologia do documento. É possível inserir novas categorias, caso necessário, sempre se atendo à nomenclatura atribuída pelo arquivo de origem, caso haja essa informação disponível.<br><strong>Motivo:</strong> Possibilitar a pesquisa enquanto o material não estiver integralmente registrado no banco de dados.</p> | **Ex:** Carta, recibo, telegrama, catálogo, etc.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |
| **Pasta**                   | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar a pasta de origem do documento, caso haja essa informação disponível.<br><strong>Motivo:</strong> Controle do fluxo de trabalho; Geração de relatórios.</p>                                                                                                                                                                 | **Ex:** Nome da exposição, evento, instituição, etc.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              |
| **Origem da digitalização** | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar de onde ou quem fez a digitalização.<br><strong>Motivo:</strong> Possibilitar obtenção de informações futuras, caso necessário; Separação de responsabilidade de material gerado e catalogado.</p>                                                                                                                          | **Ex:** Dária Jaremtchuk                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          |
| **Organizador responsável** | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar quem fez a organização.<br><strong>Motivo:</strong> Possibilitar obtenção de informações futuras, caso necessário; Separação de responsabilidade de material gerado e catalogado.</p>                                                                                                                                       | **Ex:** Douglas Romão                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             |
| **Status**                  | <p><strong>Descrição:</strong> Registrar a partir da lista suspensa a situação da organização na planilha/banco de dados.<br><strong>Motivo:</strong> Controle do fluxo de trabalho; Geração de relatórios.</p>                                                                                                                                                      | <p><strong>Opções:</strong><br>\* <strong>Em execução:</strong> Descrição das informações na planilha de fluxo de trabalho<br>\* <strong>Em análise:</strong> Inserido na Base de Dados (Tainacan)<br>\* <strong>Revisado:</strong> Revisão realizada na Base de Dados (Tainacan)<br>\* <strong>Publicada:</strong> Após revisão final e publicação na Base de Dados (Tainacan)<br>\* <strong>Suspenso:</strong> Arquivo que não será inserido no Tainacan (por ser uma cópia, uma segunda versão, etc.)<br>\* <strong>Não aplicável:</strong> Arquivo não se refere a documento. (Ex: foto de capa de pasta)</p> |

***

#### tratamento dos arquivos

| documento original | edição de imagem | conversão para pdf | OCR e PDF/A | arquivo final |
| ------------------ | ---------------- | ------------------ | ----------- | ------------- |
| .jpg               |                  |                    |             | .pdf          |

**Edição de imagem:** Ajustes de enquadramento, perspectiva, iluminação, temperatura de cor e contraste, que aprimorem a visualização do documento.

**Conversão para PDF:** Garante a preservação do documento, impedindo alterações futuras no conteúdo da imagem.

**OCR - reconhecimento ótico de caracteres:** Tecnologia de reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo ou imagem, que permite obter um arquivo de texto do documento fotografado. Essa ferramenta permitirá que a ferramenta de busca da base de dados detecte nomes, instituições, países, entre outras palavras-chave de interesse.

**PDF-A - formato de arquivo:** Formato de PDF denominado “Archive”, que dispensa de fontes externas para leitura do arquivo.

**Ferramentas gratuitas úteis:**

* Converter JPG-PDF, ajustar dimensões, reenquadro, contraste e PDF: [Camscanner](https://www.camscanner.com/)
* Juntar arquivos PDF: [SmallPDF](https://smallpdf.com/pt/juntar-pdf)
* OCR e PDF/A: [PDF 24 Tools](https://tools.pdf24.org/pt/)

***

#### tratamento dos arquivos

**Orientações para produção de PDF com OCR e certificado PDF/A no Adobe Acrobat** **Em sistema operacional macOS:**

1. **Abrir o conjunto de arquivos no finder com o Adobe Acrobat:** sugerimos selecionar o conjunto de imagens que forma o mesmo documento, ou então um conjunto de documentos de páginas únicas, para ser mais prático.
   * clicar "Abrir Com" > "Adobe Acrobat"

***

2. **Autorizar o Acrobat a criar um documento único se as imagens selecionadas forem páginas do mesmo documento.**

   *(Image shows a pop-up in Adobe Acrobat asking: "O Adobe Acrobat pode criar um único documento a partir de todos os arquivos de imagem que você está abrindo. Deseja colocar todos os arquivos de imagem em um único documento?" with "Não" and "Sim" buttons. The "Sim" button is highlighted.)*

***

3. **Escolher a ferramenta: Digitalizar e converter em texto**

   * Selecionar: Reconhecer texto neste arquivo, escolher o idioma do documento e “Todas as páginas" > Reconhecer texto

   *(Image shows Adobe Acrobat interface with "Reconhecer texto" dropdown open, "Neste arquivo" selected, "Páginas" set to "Todas as páginas", "Idioma" set to "Português (Brasil)", and a "Reconhecer texto" button.)*

***

4. **Salvar em PDF/A, clicando em:**

   * Arquivo > Salvar como outro > PDF arquivável.

   *(Image shows Adobe Acrobat menu with "Arquivo" selected, then "Salvar como outro" and "PDF arquivável (PDF/A)" highlighted.)*

***

5. **Renomear o arquivo com o código de referência ao salvar o arquivo**

   *(Image shows Adobe Acrobat "Salvar como PDF" dialog with "Salvar Como:" field containing "1975.00.00-Cx6.P38-MAMBO-Cat" and a "Salvar" button highlighted.)*

***

**Dica: É possível automatizar essas etapas com a ferramenta “Usar ações guiadas” do Adobe Acrobat:**

1. *(Image shows Adobe Acrobat's "Todas as ferramentas" panel with "Usar ações guiadas" highlighted.)*
2. *(Image shows Adobe Acrobat's "ADICIONAR E GERENCIAR" panel with "Ações" and "Nova ação" highlighted.)*

***

3. *(Image shows Adobe Acrobat's "Criar nova ação" dialog. In the left panel, "Reconhecer texto" is expanded, and "Reconhecer texto usando reconhecimento de texto" is highlighted and shown as added to the right panel under "Etapas da ação a mostrar".)*

***

4. *(Image shows Adobe Acrobat's "Criar nova ação" dialog. In the left panel, "Salvar e exportar" is expanded, and "Salvar" is highlighted and shown as added to the right panel under "Etapas da ação a mostrar", with an "Especificar configurações" option.)*

***

5. *(Image shows Adobe Acrobat's "Opções de saída" dialog. "Exportar arquivo(s) para formato alternativo" is selected, and "PDF/A" is chosen in the dropdown. The text on the right explains that renaming files and combining multi-page documents may be necessary later, but batch PDF production (OCR + PDF/A) is possible.)*

   Neste caso, será necessário renomear cada um dos arquivos com o código de referência posteriormente, assim como juntar os arquivos de documentos com mais de uma página, porém é possível fazer a produção de PDFs (OCR + PDF/A) em lotes.

***

#### catalogação e produção de metadados

#### ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA

**DESCRIÇÃO**

* **Descrição:** Descrever conteúdo baseado nos elementos visíveis e informações contidas no documento:
  * Indicar o tipo de documento, seu assunto principal, remetente e destinatário, entre outras informações relevantes, e descrever o conteúdo brevemente em formato de lista. Neste campo, pode-se fazer uso de siglas, lembrando de incluir o nome completo da instituição mencionada no campo “Pontos de acesso”.
* **Ex:**
  1. Recorte do jornal Diário de S. Paulo de 03/05/1975 referente ao Boletim “Museu de Arte de São Paulo" publicado diariamente, contendo informações sobre:
     * Abertura da exposição “Cor como Linguagem” no MASP
     * Participação brasileira na Bienal de Veneza
     * Elementos da escultura japonesa
  2. Carta do MoMa à Pietro Maria Bardi, diretor do MASP, sobre o pagamento referente à realização da exposição "Cor como Linguagem” no MASP e no MAM-RJ.
  3. Catálogo da exposição “Color” realizada pelo International Council do MoMA no MAM-Bogotá, contendo:
     * Lista de obras da exposição
     * Texto de introdução por Kynaston McShine, curador do Departamento de Pintura e Escultura do MoMA
     * Lista de coleções das obras

#### ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO

**CÓDIGO DE REFERÊNCIA**

* **Descrição:** Título do arquivo adotado para a base de dados (sem a extensão), conforme planilha de controle.
* **Ex:** 1976.03.18-AC-ACE-91455-76

***

**TÍTULO**

* **Descrição:** Registrar preferencialmente o título original do documento. Caso seja necessário atribuir um título, basear-se nas informações principais, indicando, por exemplo, o tipo de documento, seu assunto principal, data, instituição, edição ou autor, se relevante para identificação e diferenciação. No campo do título pode-se utilizar siglas ao invés do nome completo das instituições.
* **Exemplos de títulos de documento textual:**
  * Ofício do MoMA para o MAMBO sobre consignação da exposição Color
  * Ofício de Claudio Petraglia (TV Bandeirantes) a P. Bardi (MASP) referente à reportagem no MASP
  * Telegrama nº 0594 do Consulado Geral em Nova York para a SERE informando sobre exposições de artistas brasileiros em Nova York
  * Lista de participantes do encontro do International Council do MoMa no Brasil
  * “E a Arte ficou parada na Alfândega”, recorte do jornal O Diário de S. Paulo
* **Exemplos de títulos de documento bibliográfico:**
  * Diálogo, Rio de Janeiro, Vol. 9, Nº 5, 1976
  * Cor como Linguagem
* **Exemplos de títulos de documento iconográfico:**
  * Conjunto de registros fotográficos da exposição “Variations on the Camera's Eye” no MAM Rio
  * Fotografias do evento de inauguração da exposição “Cor como linguagem” no MASP
  * Planta-baixa do espaço expositivo da exposição “Cor como linguagem” no MASP

***

**NÍVEL DE DESCRIÇÃO**

* **Descrição:** Tipologia do item na estrutura da base de dados: Item, dossiê, série ou coleção.
* **Estrutura:**
  * **NÍVEL DE DESCRIÇÃO**
    * **COLEÇÃO**
      * Entidade custeadora: MASP
      * **SÉRIE**
        * Exposição, Eventos, etc. (e.g., Exposição Cor como Linguagem, Exposição Gravuras Latino-Americanas)
        * **ITEM**
          * Documentos, Publicações, Etc. (e.g., Foto, Carta, Ofício)
* **Observação:** Todo documento será a princípio inserido como item, exceto quando já organizado como dossiê ou série no arquivo de origem. Posteriormente dossiês e séries poderão ser criados no processo de gestão do conteúdo da base de dados.

#### METADADOS

**COLEÇÃO**

* **Descrição:** Coleção de origem do documento.
* **Ex:** MASP - Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand

***

**GÊNERO DOCUMENTAL**

* **Descrição:** Gênero documental do documento a ser inserido. Escolher:
  * Gênero Documento Textual para documentos impressos, datilografados ou manuscritos como cartas, telegramas, decretos, livros de registro, relatórios, recibos, anotações, entre outros;
  * Gênero Bibliográfico para livros, folhetos, monografias, obras raras, periódicos e teses;
  * Gênero Iconográfico para fotografias (imagens digitais, ampliações, impressões, negativo, diapositivos, etc) gravuras, ilustrações, desenhos, pinturas, caricaturas, cartazes, cartões-postais e planta-baixa;
  * Gênero Cartográfico para mapas e cartas aeronáuticas;

**DATA DE PRODUÇÃO**

* **Descrição:** Data de produção do documento
* **Modelo:** yyyy/mm/dd
* Para produção bibliográfica padrão, inserir apenas o ano de publicação. Em caso de publicação periódica, inserir a data inicial, por ex. o primeiro dia do mês, o primeiro mês do trimestre, etc.
* Caso haja informação parcial da data, substituir a informação ausente por zeros.
* **Ex:** 1975/06/20; 0000/12/01; 2001/11/00

#### ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO: Dimensão e suporte (materialidade)

**UNIDADE DE MEDIDA**

* **Descrição:** Registro da dimensão do documento por meio da unidade de descrição apropriada ao tipo de documento.
* Para documento bibliográfico ou textual, indicar o número de páginas total do documento. Para documento iconográfico, indicar quantidade de imagens.
* **Ex:** 15 p.

**TIPO DOCUMENTAL**

* **Descrição:** Classificação da tipologia do documento.
* A partir do gênero, escolher o tipo/ formato do documento.
* Para mais informações sobre tipos documentais, consultar [Nobrade](https://www.conarq.gov.br/images/nobrade.pdf) (item 1.5) e o Glossário de documentos.

***

**FORMATO**

* **Descrição:** Formato do arquivo (representante digital) catalogado na base de dados.
* **Ex:** PDF, PDF/A JPG, JPEG, etc.

**PROCEDÊNCIA**

* **Descrição:** A procedência é o acervo/instituição de origem do documento. Em geral é a própria entidade custodiadora e, se for o caso, repetimos a instituição. Há alguns casos, como a coleção de documentos do MAM-SP que hoje estão localizados no arquivo do MAC USP, em que a procedência é o MAM-SP, embora a coleção e a entidade custodiadora sejam o MAC USP.

#### CONDIÇÕES DE ACESSO E USO

**PAÍS/LOCAL**

* **Descrição:** País da entidade custodiadora.

**IDIOMA**

* **Descrição:** Idioma utilizado no documento.

**DIREITOS**

* **Descrição:** Direitos de acesso e reprodução do documento.
  * A princípio, considera-se que, exceto quando indicado, todos os documentos são de acesso restrito aos pesquisadores associados ao grupo de pesquisa “Geopolítica Institucionais”, sem direito concedido para a reprodução do documento e circulação com finalidade de divulgação científica ou institucional, uma vez que a maior parte dos documentos foram reproduzidos por pesquisadores do grupo mediante assinatura de um termo de responsabilidade individual.

#### FONTES RELACIONADAS: EXISTÊNCIA E LOCALIZAÇÃO DOS ORIGINAIS

**ENTIDADE CUSTODIADORA**

* **Descrição:** Entidade responsável pela custódia e acesso ao documento, em geral, a instituição da coleção.
* **Ex:** Arquivo Histórico do Itamaraty; MASP, etc.

***

**CÓDIGO DE REFERÊNCIA DO ORIGINAL**

* **Descrição:** Código de referência atribuído ao documento original pela entidade custodiadora. Caso essa informação não esteja disponível, indicar, se possível, outras informações que sirvam de referência para localização do documento no acervo original.
* **Ex:** numeração de caixa, pasta ou dossiê; nome de sessão do acervo; etc.

**LOCALIZAÇÃO DO ORIGINAL**

* **Descrição:** Cidade, estado e país de localização do acervo da entidade custodiadora.
* **Ex:** Brasília, DF. Brasil.

#### PONTOS DE ACESSO: Assunto, nomes e entidades/organizações

**NOMES**

* **Descrição:** Indexação de nomes de artistas, autores de texto, remetentes ou destinatários e quaisquer outras pessoas mencionadas no documento, mesmo quando já indicada nos campos de metadados referentes à autoria e à descrição.

**ENTIDADES E ORGANIZAÇÕES**

* **Descrição:** Pontos de acesso referente a entidades e organizações mencionadas em quaisquer campos do documento.

**ASSUNTO**

* **Descrição:** Indexação de assuntos referentes à exposições, evento ou recorte de pesquisa. Novos pontos de acesso poderão ser criados quando referentes à:
  * Nomes de exposições: registrar o nome exato, seguido do ano de realização entre parênteses.
    * **Ex:** Cor como linguagem (1975)
  * Movimentos artísticos, quando consensuados ou identificados na documentação.
    * **Ex:** Expressionismo abstrato, Neoconcretismo.
  * Recortes de pesquisa conforme assuntos de interesse do grupo de pesquisa. Consultar a gestão da base de dados antes de criar novos recortes.
    * **Ex:** Exposições itinerantes do MoMA, cultura e arte japonesa no Brasil, etc.
